Pour une entreprise, la saisie de données est essentielle pour le traitement des informations auprès des clients. Elle permet d’améliorer l’approche clientèle et le service client, mais demande du temps et des compétences. L’externalisation s’impose comme la solution idéale.
L’importance des données pour l’entreprise
En France, la conservation de certains documents utilisés dans le cadre de l’exercice de leur activité pendant un certain temps est une obligation légale pour les entreprises. Certains documents peuvent se détériorer au fur et à mesure que le temps passe. C’est la raison pour laquelle il est recommandé d’avoir une version numérique de ces documents. Cependant, la saisie des données prend beaucoup de temps, ce qui handicape l’entreprise qui peut être obligée d’embaucher du personnel. Les charges augmentent, et peuvent devenir insurmontables pour les petites sociétés.
Factures, devis, formulaires, résultats de sondages, réclamations, demandes d’information, coupons-réponses, les données sont au cœur de la relation client et de la stratégie marketing des entreprises. Celles qui en ont les moyens investissent dans des solutions de gestion de données. Mais parallèlement, la qualité des données qu’elles y intègrent n’est pas toujours une priorité. Les informations peuvent être incomplètes, peu précises voire inexploitables. L’enjeu est de taille quand on sait que ces données, une fois stockées et analysées, apportent une forte valeur ajoutée à l’entreprise.
Les avantages de l’externalisation de la saisie de données
La saisie de données est une tâche simple au premier abord, mais se révèle très chronophage. Les documents à saisir peuvent être si nombreux que pour y arriver, il est parfois nécessaire d’y affecter plusieurs employés en même temps. Face à cette situation, l’externalisation de la saisie des données s’impose comme une solution toute trouvée. En confiant les travaux à un prestataire externe, l’entreprise peut se focaliser sur des tâches plus en lien avec son activité principale.
Faire appel à un prestataire pour la saisie des données permet également de bénéficier de l’expérience de professionnels en la matière. En effet, les personnes qui travaillent sur ces plateformes sont habituées à faire des travaux de transcriptions exactement comme l’indiquent les consignes des clients, et ce quelle que soit la quantité de données à traiter.
Contrairement aux idées reçues, confier la saisie des données à un prestataire permet à l’entreprise de réaliser des économies. En effet, l’externalisation revient moins cher que la création d’un service dédié et le recrutement de nouveaux employés. La société a aussi la possibilité de garder le contrôle du coût de la prestation, car le montant de la facture est proportionnel au volume de données à traiter.