L’organisation d’un voyage d’affaires est loin d’être une promenade de santé. Entre les démarches administratives et la réservation des billets d’avion et des chambres d’hôtel, il est facile de s’y perdre. Confier l’organisation du voyage à un professionnel est le meilleur moyen d’éviter les désagréments.
Tout ce qu’il faut savoir pour un voyage d’affaires réussi
La première chose à faire pour un voyage corporate sans encombre, c’est d’établir une check-list du trajet et des rendez-vous sur place. Tous les détails doivent faire l’objet d’un aide-mémoire. Cela aide à réduire le stress et d’éviter d’arriver en retard. Il faut également faire une copie de ses papiers après avoir vérifié la validité du passeport et réglé les formalités administratives à l’ambassade du pays de destination, ce qui peut prendre un certain temps.
Il convient également de se renseigner sur les usages dans le pas hôte. En pour cause, rien de plus embarrassant qu’un geste de politesse mal interprété. Dans les pays occidentaux par exemple, la poignée de main est la règle, alors qu’au Japon, une simple inclinaison de la tête suffit. Les marques de familiarité sont à proscrire dans certains pays, alors que la retenue peut être mal vue dans d’autres.
Sachant qu’un voyage corporate ne dure pas souvent plus d’un mois, il est inutile d’emporter une grosse valise. La valise à roulettes que l’on peut garder en cabine est donc préférable. De plus, cela évite de perdre du temps à enregistrer les bagages ou de les perdre à l’arrivée. Il est conseillé de limiter au maximum les effets personnels et de s’informer sur le temps qu’il fait sur place. Côté matériel de travail, un ordinateur portable est souvent suffisant. Pour plus de sécurité, le mieux, c’est d’enregistrer ses données dans une clé USB qu’on peut garder à portée de main à tout moment et d’utiliser un dictaphone pour le rapportage de la mission.
Les avantages d’externaliser la préparation de son voyage d’affaires
Pour éviter les mauvaises surprises comme les papiers incomplets ou périmés, les hôtels à trente kilomètres des lieux de rendez-vous ou les annulations ou retards de vols, la meilleure solution est de s’adresser à un prestataire spécialisé en organisation de voyage corporate. Un tel expert met à disposition de ses clients son expérience et son réseau de partenaires afin de pouvoir proposer des tarifs avantageux. Une entreprise qui fait appel à une agence spécialisée a également la garantie du respect de son budget.
Pour le collaborateur en déplacement d’affaires, un service sur mesure est une réelle source de gain de temps. En effet, le prestataire peut répondre à tous ces besoins, et ce à tout moment. Une assistance de qualité peut alors être offerte en cas de problème. Y recourir est aussi un gage de professionnalisme, car pour pouvoir exercer le métier, l’agence doit avoir un numéro de licence délivré par le Commissariat général du tourisme.